Zorg jij ervoor dat achter de schermen alles tot in de puntjes geregeld is?

Ben jij iemand die blij wordt van structuur, overzicht en een administratie die klopt? Vind je het daarnaast leuk om onderdeel te zijn van evenementen door heel Europa en af en toe zelf op locatie mee te draaien? Dan hebben wij een mooie uitdaging voor je.

Als Sponsor Coördinator – Contracting & Invoicing ben jij een onmisbare schakel binnen ons sponsorteam. Jij zorgt ervoor dat sponsorcontracten, facturatie en administratieve processen goed geregeld zijn. Daarnaast zorg je ervoor dat sponsorpakketten, sponsoradditionals en andere logistieke onderdelen tijdig klaarstaan voor onze evenementen door heel Europa.

Je werkt dagelijks samen met collega’s, sponsoren en leveranciers, waarbij je regelmatig communiceert in het Engels. Je bewaakt de planning, verzorgt de content reviews en werkt met verschillende systemen, waaronder ERC’s, om projecten soepel te laten verlopen. Hoewel jouw basis op kantoor ligt, sta je paraat op de evenementen wanneer het team daar extra ondersteuning nodig heeft. Zo zie je niet alleen het resultaat van jouw werk, maar maak je er zelf ook onderdeel van uit.

Geen dag is hetzelfde. De ene dag stel je contracten op, verwerk je facturen en regel je sponsoradditionals. De volgende dag stem je logistieke zaken af met leveranciers, controleer je sponsorcontent of ondersteun je het team tijdens een evenement op locatie.

Wat ga je doen?

Als Sponsor Coördinator – Contracting & Invoicing zorg jij ervoor dat de administratieve én logistieke kant van onze sponsorprojecten van begin tot eind goed geregeld is.

Je houdt je onder andere bezig met:

Het opstellen, controleren en verwerken van sponsorcontracten.

Het voorbereiden en verwerken van facturatie.

Het organiseren en coördineren van sponsorpakketten, sponsoradditionals en andere logistieke onderdelen voor onze evenementen.

Het vertalen van sponsorafspraken naar een duidelijke planning en administratieve verwerking.

Het uitvoeren van content reviews en controleren van aangeleverde sponsoruitingen.

Het werken met verschillende dashboards en systemen, waaronder ERC’s, om overzicht te houden en projectinformatie zorgvuldig te beheren.

Het onderhouden van contact met sponsoren, klanten en leveranciers in zowel het Nederlands als het Engels.

Het signaleren van verbeterpunten binnen administratieve en operationele processen.

Het ondersteunen van sponsoractiviteiten op locatie tijdens evenementen wanneer dat nodig is.

Waarom deze functie?

Deze functie combineert het beste van drie werelden: administratie, projectcoördinatie en evenementen. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed geregeld is, werkt samen met internationale klanten en leveranciers en ziet jouw werk terug tijdens evenementen door heel Europa. Juist die combinatie van structuur, verantwoordelijkheid en afwisseling maakt deze functie zo leuk.

Wie ben jij?

Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Je bewaart gemakkelijk het overzicht, schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden en vindt het leuk om in een internationale omgeving te werken. Je communiceert gemakkelijk met collega’s, klanten en leveranciers en neemt graag verantwoordelijkheid.

Daarnaast beschik je over:

HBO werk- en denkniveau.

Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.

Een nauwkeurige en proactieve werkhouding.

Goede communicatieve vaardigheden.

Een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Ervaring met Microsoft Office; ervaring met projectadministratie, contractbeheer of facturatie is een pré.

De flexibiliteit om mee op locatie te gaan naar evenementen, ook buiten reguliere kantoortijden.

Wat bieden wij jou?

Werken bij LEF m&e betekent werken aan internationale evenementen waar honderden bezoekers en tientallen partners samenkomen. Je komt terecht in een enthousiast team waarin samenwerken centraal staat en waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt binnen jouw eigen projecten.

Wij bieden: